El distanciamiento social no significa celebrar cualquier ocasión especial sin los amigos y la familia extendida, ya que cada vez más gente recurre a las reuniones virtuales como una forma de permanecer cerca.
Sobre todo, se trata de distanciamiento físico, más que de distanciamiento social, dice Joe Kornelsen, director ejecutivo de la Zona de Mejora de Negocios del West End de Winnipeg, que recientemente lanzó una serie de «Cenas a distancia«, en la que se sirven alimentos de restaurantes locales, que se entregan a las puertas de los invitados (¡sin contacto!), así como trivialidades sobre el vecindario.
Diecinueve invitados asistieron a su primer evento a través del servicio de videoconferencia Zoom. «Es una gran manera de traer realmente el componente social mientras se mantiene la distancia física.»
Ya sea que esté planeando una cena familiar o una hora feliz con amigos lejanos, aquí tiene todo lo que necesita saber sobre cómo organizar una reunión virtual.
Se trata de planificar con antelación
Hay mucho más espacio para la improvisación durante una reunión del IRL, siempre puedes traer una silla extra o hacer una carrera rápida de cerveza. Pero cuando se organiza una reunión virtual, es mejor no dejar nada al azar. Al igual que planear el menú, hacer el trabajo preliminar -incluyendo decidir la plataforma, el momento de conectarse y la lista de invitados- asegurará que las cosas funcionen sin problemas.
Si usted y su familia se van a reunir con otra familia, es mejor que se amontonen alrededor de un aparato. Si sólo eres tú quien hace una llamada, lo ideal es crear un espacio tranquilo para tu reunión en línea. (El uso de auriculares también puede ayudar a mitigar los ruidos de fondo que distraen).
Cómo elegir una plataforma
«Depende del tipo de software al que la gente tenga acceso», dice Heather O’Brien, profesora adjunta de la Escuela de Información de la Universidad de Columbia Británica. Hay una variedad de plataformas para elegir, cada una con sus propios pros y contras. Investigar un poco sobre lo que hay y asegurarse de que todos los invitados puedan acceder a la plataforma elegida es
Skype puede alojar hasta 50 personas a la vez durante un máximo de cuatro horas, pero cada usuario debe descargar la aplicación y crear una cuenta.
El plan gratuito de Zoom permite hasta 100 participantes, incluye hasta 50 salas de descanso para conversaciones de grupos pequeños dentro de su fiesta, pero hay un límite de 40 minutos para las reuniones de grupo. Es necesario descargar la aplicación antes de unirse a una sesión, pero no es necesario tener una cuenta para participar (aunque sí la necesita si desea ser anfitrión).
Google Hangouts es gratuito para cualquiera que tenga una cuenta de Google, pero sólo puedes ver a 10 personas en la pantalla a la vez. No es necesario descargar una aplicación para utilizar Hangouts, ya que funcionará dentro de tu navegador web.
Facetime es una forma rápida y fácil de reunir a un grupo de hasta 32 personas, pero todos necesitan tener un dispositivo de Apple.
Houseparty es una aplicación gratuita que permite que se conecten hasta siete personas, sincroniza automáticamente los contactos de tu dispositivo y no tiene límites de tiempo en las llamadas. Todo el mundo necesita tener la aplicación para poder participar en una llamada.
Envía una lista de control por adelantado
No hay nada más frustrante que la comida se enfríe mientras tu grupo espera a la tía June para instalar su tecnología. Enviar una lista de control y una etiqueta general de chat el día antes del evento ayudará a asegurar que todo funcione sin problemas.
En términos de etiqueta, es útil recordar a todos la hora de inicio y también mantener los micrófonos apagados cuando no están hablando. Además, asegurarse de que sus invitados sepan que deben tener sus computadoras y teléfonos encendidos, conexiones wi-fi establecidas, cámaras web y auriculares encendidos antes de la hora de inicio oficial ayudará a evitar el hipo técnico una vez que la llamada comience.
Limita la lista de invitados
Cuanto más grande sea la reunión, más difícil será hablar con los invitados. Las grandes reuniones virtuales (más de ocho personas) también tienden a ser incómodas, con algunas personas sintiendo que están afuera mirando hacia adentro si no tienen la oportunidad de hablar.
Si quieres tener una reunión más grande, considera tomar turnos para hablar en orden alfabético de los nombres de todos. «Hay un poco de etiqueta involucrada», dice O’Brien. «Tomar turnos va a ser un poco diferente porque si estás sentado alrededor de la mesa como lo harías normalmente, puedes interrumpir a alguien y retirarte, pero la otra persona puede seguir adelante».
Por muy incómodo que sea al principio, tener a mano algunos iniciadores de la conversación o rompehielos hará que la conversación siga su curso. También podrías intentar hacer un «enseña y cuenta» para empezar la fiesta: que todos muestren sus comidas a la cámara y expliquen rápidamente lo que han hecho hará que todos hablen.
Otras ideas
Este es un territorio inexplorado, así que estén abiertos a cosas nuevas.
Podrían intentar cocinar juntos en cámara, o hacer la misma receta por separado antes de subir a la cámara, o simplemente sentarse juntos para comer el menú que deseen, o reunirse sólo para tomar unas copas. La belleza de las reuniones virtuales es que no hay una sola manera de hacerlo.
«Creo que una de las cosas que ha hecho que nuestras cenas a distancia sean tan agradables es tener un contenido del que la gente pueda aprender y que haga que la conversación sea fácil», dice Aurora Debreuil, directora de comunicación y marketing de la Zona de Mejora de Negocios del West End de Winnipeg. «Esto también podría hacerse con un grupo de amigos». Considere la posibilidad de establecer un tema, por ejemplo, que cada uno haga su receta favorita de pasta, o crear un desafío de trivial familiar.
«Nunca hemos estado en esta situación como esta y todo va a ser nuevo, así que no tengáis miedo de probar las cosas y ver cómo funciona«, recomienda O’Brien. Como en cualquier cena, no se trata de la perfección, sino de reunirse con la gente que amas.
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