Para mayor seguridad y flexibilidad, puede necesitar un software de gestión de documentos (DMS). Gracias a esta herramienta les dará a sus empleados la capacidad de acceder y colaborar en archivos desde cualquier lugar.
Ya sea que su empresa se esté volviendo ecológica o simplemente quiera organizar mejor el uso compartido y el almacenamiento de documentos, aquí hay una lista de los mejores softwares de gestión de documentos para que pueda saber cuál es el más adecuada para su empresa.
Compare el mejor software de gestión de documentos
Si ha comenzado a buscar, probablemente haya notado que hay cientos, si no miles, de soluciones de administración de documentos en el mercado hoy en día. Las herramientas de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox también entran técnicamente en esta categoría. Pero esta lista, se centra en soluciones más sólidas y las mejores recomendaciones para una empresa, teniendo esto en cuenta, estos son los 3 softwares de gestión de documentos más recomendados:
1. eFileCabinet
eFileCabinet es una de las mejores soluciones de gestión de documentos del mercado. Ayudan a las personas, los propietarios de pequeñas empresas y las empresas de nivel empresarial a organizar datos y archivos en línea. Tiene la capacidad de buscar documentos o localizarlos basándose en plantillas de carpeta o nombres de archivo predefinidos, también mantiene una carpeta de sus documentos más utilizados para un acceso rápido.
Simplemente cargue un documento y el software lo archivará. El flujo de trabajo automatizado agiliza las tareas que requieren mucho tiempo para mejorar la eficiencia en la oficina, también puede acceder a todos sus documentos desde cualquier lugar con un navegador web o una aplicación móvil, puede utilizar su teléfono o dispositivo móvil para cargar también directamente.
Uno de los aspectos más destacados de esta solución son las funciones de colaboración. El sistema le permite crear diferentes niveles de seguridad, por lo que solo ciertas personas pueden acceder a los datos.
2. M-Files
M-Files ofrece el futuro de la gestión de documentos. Este software aprovecha la tecnología de inteligencia artificial para automatizar su proceso de organización, cuando carga contenido, la plataforma organiza automáticamente los datos en función de lo que son, en lugar de solo dónde desea almacenarlos.
Otro beneficio principal, es que ofrecen soluciones específicas de la industria, algunas industrias populares a las que prestan servicios incluyen servicios financieros, construcción e ingeniería, petróleo y gas, bienes raíces y servicios profesionales.
3. Templafy
Es un DMS relativamente nuevo. Después de su lanzamiento en 2014, han estado proporcionando soluciones de gestión de documentos todo en uno para empresas de todo el mundo, su diseño es especialmente para grandes empresas y ayuda a agilizar las tareas para ahorrar tiempo cuando se trata de almacenar y acceder a archivos.
Mediante el uso de software de inteligencia, muestra automáticamente el contenido más relevante para cada empleado en función de su uso y posición, eso significa que su equipo de marketing no necesita ver documentos que solo sean relevantes para la contabilidad, etc.
También cuenta con un software de almacenamiento en la nube, lo que significa que puede acceder a los documentos desde cualquier lugar, incluso en sus teléfonos inteligentes y tabletas.
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