Incluso cuando se trabaja a distancia, los equipos deben colaborar para tener éxito. Es importante trabajar juntos cuando se contribuye a los mismos proyectos, cuando se reasignan tareas y se reequilibran las cargas de trabajo, y cuando se resuelven conflictos y disputas.
A pesar de los beneficios objetivos del trabajo a distancia, como el aumento de la moral y la productividad de los empleados, existen algunos obstáculos para colaborar eficazmente en este entorno. Afortunadamente, existen soluciones y soluciones para casi todos los obstáculos.
1. Selección de herramientas
Muchos de los problemas relacionados con la gestión del personal a distancia pueden resolverse con las herramientas adecuadas. Sin embargo, las propias herramientas pueden crear problemas. Si son difíciles de aprender o si no son intuitivas, pueden acabar costándole más tiempo del que le ahorran. Si tienes una selección de herramientas muy diferentes para distintas funciones, pueden ser difíciles de gestionar, por no hablar de lo caras que resultan si tienes que pagar una suscripción.
La mejor idea es utilizar un conjunto completo de herramientas que estén diseñadas para trabajar juntas: una plataforma de trabajo digital en la que los empleados puedan trabajar juntos de forma rápida y sencilla. Cuanto más sencillo sea el sistema, mejor.
2. Confusión de roles
En un entorno remoto, a veces resulta confuso conocer tu papel dentro de una jerarquía y tu conjunto específico de responsabilidades. Esto puede llevar a la duplicación de esfuerzos, con varias personas trabajando en las mismas tareas simultáneamente, o peor aún, a la pérdida de prioridades. Puedes evitarlo asignando proactiva y claramente las funciones y responsabilidades. Cuanto más claro y directo sea, menos espacio habrá para las ambigüedades. Documente formalmente las responsabilidades, si es posible.
3. Conocimiento de los canales de comunicación
El trabajo a distancia requiere que los empleados se comuniquen utilizando una amplia variedad de canales diferentes. Cada canal tiene puntos fuertes y débiles: por ejemplo, los correos electrónicos son excelentes para documentar formalmente una conversación y comunicar información no urgente, pero los mensajes de texto son mejores para interacciones rápidas, y las llamadas son mejores para diálogos prolongados. Educar a los empleados en las mejores prácticas para cada canal de comunicación es la única manera real de resolver este problema.
4. Incorporaciones sincronizadas
Cuando varias personas trabajan en el mismo archivo o proyecto, puede resultar confuso por varias razones: los usuarios pueden no saber qué versión es la más reciente y diferentes personas pueden estar trabajando simultáneamente bajo diferentes supuestos. Esto puede aclararse con el uso de herramientas diseñadas para permitir actualizaciones sincronizadas y en tiempo real, y una mejor gestión de alto nivel.
5. Comprobaciones y actualizaciones
La comunicación continua es crucial para el éxito de la mayoría de los proyectos, pero trabajar a distancia puede dificultar la gestión de los controles y las actualizaciones regulares. Los paseos casuales no son una opción, y enviar un correo electrónico formal para pedir una breve actualización puede consumir mucho tiempo innecesariamente.
Una plataforma de gestión de proyectos suficientemente detallada puede ayudarle a resolver esto, pero sólo si todos sus empleados están formados para aportar nueva información en esta plataforma utilizando el mismo formato. Forma a tus empleados para que sean coherentes si quieres que esto funcione.
6. Compromiso de los empleados
El compromiso de los empleados es vital para el éxito de una organización. Cuando los empleados están comprometidos con su trabajo, usted tendrá una mayor productividad, una mejor moral y menores tasas de rotación. Pero, ¿cómo se puede mantener el compromiso de los empleados en un entorno remoto? Hay varias opciones, dependiendo de sus prioridades y del acceso a los recursos. Por ejemplo, podría mejorar el compromiso dando a los empleados más tareas que se adapten a ellos, practicando la creación de equipos remotos y recogiendo opiniones para saber cómo se puede mejorar.
7. Barreras culturales y horarias
No todos los equipos remotos tendrán que enfrentarse a las barreras culturales y de huso horario, pero si trabaja con personas de otros países o del otro lado del país, éstas pueden suponer un obstáculo. En la mayoría de los casos, la mejor solución es ser proactivo y prever los posibles problemas. Por ejemplo, si tienes varios equipos que trabajan en zonas horarias diferentes, llega a un acuerdo sobre cuándo reunirse. Si tienes equipos con valores diferentes en lo que respecta al trabajo, mantén una conversación abierta al respecto.
8. Gestión individual del tiempo
Trabajar a distancia significa que ningún supervisor estará vigilando los hombros; depende de cada uno practicar una gestión eficaz del tiempo. Esto puede ser difícil de conseguir a distancia, pero puedes inculcar mejores hábitos de gestión del tiempo con la ayuda de clases online, formación y acceso a más datos (como con las herramientas de seguimiento del tiempo).
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