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Guía esencial para presupuestar en la empresa

El presupuesto establece sus expectativas financieras para la empresa. Si bien no es posible saber exactamente lo que depara el futuro, la elaboración de presupuestos reduce el nivel de incertidumbre y lo ayuda a anticipar problemas.

Utilizar activamente sus presupuestos y compararlos con el resultado real también le permite aprender del pasado y mejorar su capacidad para controlar el negocio.

1. Elaboración de presupuestos en el mundo real

Comprender los problemas comunes de presupuestario ayuda a garantizar que sus procedimientos presupuestarios funcionen.

Involucrar a las personas adecuadas en el presupuesto

  • Comparta información relevante entre los empleados responsables de diferentes funciones (por ejemplo, marketing o compras).
  • Solo dé la responsabilidad presupuestaria a aquellos con autoridad para controlar el resultado.
  • Cree presupuestos realistas y actualizados utilizando las cifras del año pasado como guía
  • Permita al menos dos o tres meses para prepararse para su presupuesto anual y preparar pronósticos de 12 meses de manera continua.
  • Actualice su presupuesto mensualmente y vincúlelo a su pronóstico de flujo de efectivo utilizando cifras reales del mes anterior.
  • Actualice todos los demás presupuestos en consecuencia, utilizando el presupuesto original como punto de referencia.
  • Para obtener los datos reales que necesita, proporcione plantillas de hojas de cálculo que contengan títulos presupuestarios relevantes a las personas que reportan información presupuestaria.

Utilice sus presupuestos de forma eficaz

  • El uso de presupuestos actualizados le permite administrar su flujo de efectivo e identificar lo que debe lograrse en el próximo período presupuestario.
  • Preparar presupuestos consolidados para que la junta los revise mensualmente.
  • Establezca sistemas para la comunicación temprana de posibles variaciones en los ingresos y gastos reales.
  • La gestión presupuestaria mejorada le permite reaccionar rápidamente ante posibles problemas

Produzca informes presupuestarios lo antes posible después de que finalice el período.

  • Tomar medidas inmediatas derivadas de la revisión de los informes presupuestarios por parte de la junta.
  • Utilice indicadores clave de rendimiento basados ​​en informes de previsión presupuestaria para obtener actualizaciones de progreso más frecuentes (cifras en tiempo real, por horas o diarias).

2. Previsión de ventas

Los pronósticos de ventas generalmente se basan en una combinación de su historial de ventas y qué tan efectivos espera que sean sus métodos de ventas futuros.Utilice su historial de ventas como base para sus pronósticos

Tenga en cuenta cómo las ventas pueden variar en respuesta a:

Cómo comercializa su producto;

  • El efecto de cualquier cambio de precio en los volúmenes de ventas;
  • En el clima económico y su efecto en sus clientes;
  • Cambios en su mercado, incluido lo que están haciendo los competidores;
  • Cualquier otro cambio en su negocio, como el lanzamiento de nuevos productos.

Evalúe qué recursos de ventas tiene y cómo los utilizará

Por ejemplo:

¿Qué métodos de venta directa utilizará? En cada caso, defina cuántos clientes potenciales contactará y qué tasa de éxito espera.

¿Qué publicidad y otras promociones realizarás?

¿Cuántas consultas espera como resultado y qué porcentaje se convertirá en ventas?

¿Cuánto de su esfuerzo de ventas se dirigirá a los clientes existentes?

¿Qué negocio repetido puede esperar? ¿Ya tiene algún pedido confirmado?

3. Previsión de costos

Analice sus costos y cómo se relacionan con las ventas

  • Los costos fijos son en gran medida independientes del nivel de ventas.
  • Los costos variables dependen del volumen de negocios o del número de ventas. Por ejemplo, los costos de distribución pueden ser un porcentaje de la facturación, un costo por venta o una combinación de ambos.
  • Los costos semivariables contienen componentes fijos y variables. Por ejemplo, sus costos de energía pueden incluir tanto un componente fijo (para iluminación y calefacción) como un componente variable (para producción).

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