Las reuniones mal hechas pueden ser aburridas, llevar mucho tiempo e increíblemente improductivas, lo que no solo es frustrante para todos los involucrados, sino que es extremadamente costoso para una empresa.
¡Y hay tantos tipos diferentes de reuniones! Desde reuniones de personal hasta grupos de trabajo, lluvia de ideas y reuniones ceremoniales, necesita saber cómo tener una mejor reunión.
Tenemos que mejorar la forma en que hacemos las reuniones. Esto significa crear un plan de acción para la reunión. ¡Finalmente es hora de decir adiós a las terribles reuniones y marcar el comienzo de una nueva forma de hacer las cosas!
Antes de la reunión
Evalúe el motivo de la reunión.
Las reuniones deben centrarse en la toma de decisiones importantes e involucrar la resolución de problemas o discusiones profundas. Con demasiada frecuencia, las reuniones se utilizan para compartir información de rutina con un equipo. Piense, ¿puede comunicar esta información de manera eficaz en un correo electrónico? Si es así, hazlo. Será ahorrar tiempo, y su equipo se lo agradecerá.
Considere todo lo que necesita llevar consigo.
No asista a una reunión con las manos vacías, especialmente si es el anfitrión de la reunión. Como mínimo, necesitará sus notas sobre lo que quiere discutir y lograr. Pero también necesitas lápiz y papel para poder anotar cualquier cosa importante.
También vale la pena considerar si necesita alguna documentación para compartir con los asistentes, como:
- Datos y estadísticas
- Gráficos e informes
- Planes de ventas
- Planes de producción
- Actas de reuniones anteriores
Todo esto variará de una industria a otra, e incluso de una empresa a otra, o de un equipo a otro, pero entiendes la esencia general.
Hágales saber a todos la agenda.
Si decide que necesita realizar la reunión, igualmente deberá enviar un correo electrónico con los objetivos que ha establecido. Dejar que todos los asistentes sepan exactamente lo que quiere lograr y hablar ayudará a que todos se concentren en los asuntos que tienen entre manos.
Invite a las personas que necesitan estar allí.
Es una pérdida de tiempo y de poder de la gente traer gente a la reunión que no necesita estar allí. Considere quiénes se beneficiarán de la reunión y quiénes son los expertos que deben estar allí, e invite a los asistentes en función de esto.
Cíñete a la «regla de las dos pizzas».
El CEO de Amazon, Jeff Bezos, comenzó esto como una idea. Lo aplicó a equipos en general, aunque también puede funcionar para reuniones. Si necesita más de dos pizzas para alimentar a todos, hay demasiada gente.
¿Has escuchado la frase demasiados chefs estropean el caldo? Es verdad. Los estudios han demostrado que, por cada persona de más de siete miembros en un grupo, la efectividad de la toma de decisiones se reduce en aproximadamente un 10 por ciento. ¡Eek! Además, cuanto más grande es el grupo, más comportamiento contraproducente y agresión interpersonal ocurre.
Las razones de esto son bastante claras: cuanta más gente, más discusión se necesita, más desacuerdos ocurren y más tensiones aumentan.
Si es una regla suficientemente buena para Jeff Bezos, es una regla suficientemente buena para nosotros.
Piense un poco en la planificación física de la reunión.
Las investigaciones han demostrado que diseñar su reunión teniendo en cuenta el nivel de ruido, la iluminación y los refrigerios puede mejorar la percepción de la calidad de la reunión. ¿Quién quiere una reunión durante el almuerzo sin comida? ¿O una reunión a primera hora de la mañana sin café de barril?
Hacer que sus asistentes se sientan cómodos significará que es más probable que presten atención y participen, y será una experiencia más cómoda para todos.
La adición de refrigerios en particular puede ayudar a que su reunión sea una ocasión social agradable, en lugar de una actividad a la que todos tengan que obligarse a asistir. Eso puede convertirlo en una gran oportunidad para la creación de equipos y la creación de redes.
Considere su presentación.
Ya hemos cubierto algunas ideas geniales que mejorarán radicalmente su presentación, pero la versión con viñetas es asegurarse de que se mantenga concisa, esté diseñada de manera simple, no sea demasiado detallada y se entregue con confianza.
Además, las personas absorben la información mucho más fácilmente si se presenta visualmente. Esto significa que el uso de imágenes, diagramas, gráficos, etc., ayudan a transmitir su punto. Sin embargo, no se exceda lo suficiente para que cada imagen presente claramente su punto.
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