Si ve anuncios en la televisión, se le puede perdonar que piense que invertir en software de contabilidad para pymes es lo más fácil del mundo. Pero hay algunas trampas para los incautos que debes conocer.
Además de las cosas más obvias en las que pensar, hay algunas consideraciones que no son obvias de inmediato, pero que pueden tener un impacto a largo plazo en la usabilidad de su sistema. En esta publicación, echamos un vistazo a las cosas que debe considerar antes de invertir.
# 1 – Olvídate del presente, piensa en el futuro
Comprender lo que necesitará de su software de contabilidad en el futuro es una consideración importante. A pesar de esto, este problema es el que tiene el impacto a largo plazo en su negocio, pero es el que la gente tiende a olvidar con más frecuencia.
A menudo, los dueños de negocios buscarán un software de contabilidad versátil que satisfaga todas sus necesidades para el negocio tal como está ahora, pero se olvidan de cómo se desarrollará la empresa en el futuro.
# 2 – ¿Se integra bien con sus otros sistemas?
Nada se compara con la sensación de hundimiento que siente cuando se da cuenta de que el nuevo y brillante sistema de contabilidad no se vinculará de manera efectiva con su sitio web de comercio electrónico o se niega a realizar transacciones de PayPal.
La mayoría de los proveedores de sistemas de contabilidad proporcionarán una lista de las integraciones que tienen para su sistema. La primera tarea es asegurarse de que todos sus sistemas estén en la lista.
No tiene mucho sentido elegir un sistema excelente que sea barato y fácil de configurar y luego tener que cambiar todas las demás aplicaciones para que puedan ‘hablar’ entre sí.
También es importante no creer en la palabra de nadie. El mejor consejo aquí es probar, probar, probar y luego probar nuevamente.
Obtenga una prueba gratuita y luego dedique el tiempo suficiente a asegurarse de que todos sus sistemas sean compatibles y se comuniquen entre sí. Asegúrese de que las transacciones y los datos fluyan exactamente como deberían. Incluso puede considerar la posibilidad de contratar a un experto para evaluar y configurar su sistema.
# 3 – ¿Es fácil de aprender?
En los primeros días, es sencillo aprender un nuevo sistema de contabilidad.
Después de todo, está lleno de entusiasmo y probablemente tendrá mucho apoyo y ayuda de su proveedor de software. Esto significa que es fácil familiarizarse con su nuevo software de contabilidad.
Pero, ¿qué sucede dentro de los 18 meses cuando necesita contratar a un contable para usar el sistema? ¿Tendrá tiempo para dedicarse a enseñarles cómo usar el producto o tendrán que aprender a usarlo ellos mismos?
Aquí es donde comprar un sistema conocido tiene mucho sentido porque a menudo es posible encontrar personas que ya saben cómo usar el software y que solo necesitarán un poco de ayuda para comprender la forma en que lo está utilizando.
Si tiene la intención de comprar un sistema nuevo o poco conocido, debe asegurarse de que sea fácil de usar y de que el proveedor tenga una función de soporte excelente.
# 4 – ¿Cuánto costará en 12, 24 o 36 meses?
Prácticamente todos los proveedores de sistemas de contabilidad utilizan un modelo de suscripción. Generalmente, el precio que paga se basa en la cantidad de usuarios, la cantidad de transacciones y la cantidad de funcionalidad que necesita.
A menudo, tendrán una oferta especial que durará aproximadamente los primeros seis meses y que hará que el sistema parezca tener un precio muy razonable. Sin embargo, debe considerar cuál será la suscripción mensual a mediano plazo una vez finalizada su oferta de lanzamiento.
Piense en cuántos usuarios accederán al software, ¿cambiará eso el precio? ¿Qué funcionalidad necesitará ahora y en el futuro? ¿Costará más si tiene que activar módulos adicionales como nómina o funcionalidad multidivisa?
Si tiene una gran cantidad de transacciones o necesita almacenar una gran cantidad de datos, ¿eso lo llevará a una nueva banda de precios?
Recuerde que cuando compra por suscripción, está en gran parte bloqueado, por lo que si el proveedor decide aumentar el precio, es posible que simplemente tenga que aceptarlo.
Las nuevas empresas de software pueden operar lo que se conoce como «precios de penetración». El costo permanece increíblemente bajo hasta que atraen a suficientes usuarios y luego aumentan el precio rápidamente a un nivel más económico. Tenga esto en cuenta si está optando por una empresa poco conocida.
# 5 – ¿Conoce a alguien que lo esté usando actualmente?
El sitio web del proveedor de software le dará buena información sobre su sistema y las revisiones en línea serán buenas para comparar diferentes sistemas y comprender su lugar en el mercado. Dicho esto, nada se compara con hablar con alguien que ya está usando su sistema propuesto.
La mejor opción absoluta es si tiene un amigo o contacto comercial en la misma industria que está utilizando el software de contabilidad exactamente de la misma manera que espera. Una buena alternativa es si están usando el software pero en una industria diferente. No es exactamente comparable, pero aun así le dará buena información.
Si no puede encontrar a nadie que sepa que esté usando el software, realice una llamada en las redes sociales en grupos empresariales o foros de mensajes que se especialicen en su industria.
Al hablar con un usuario actual (conocido como un ‘sitio de referencia’), puede obtener una vista sin adornos sobre el soporte, la confiabilidad y la usabilidad del sistema y esto le brindará información excelente con la que tomar una decisión.
# 6 – ¿Es lo suficientemente flexible para hacer frente a circunstancias cambiantes?
Los últimos meses han demostrado que las empresas deben ser adaptables y flexibles si quieren sobrevivir. Es importante mirar su sistema propuesto y preguntarse si podría hacer frente a otro evento como COVID.
Un sistema puede funcionar perfectamente cuando toda su gente está en la oficina, pero ¿es capaz de hacer frente a su contador trabajando desde casa? ¿Su sistema seguiría siendo tan útil si necesitara cambiar rápidamente su negocio? ¿Puede incluir diferentes canales de venta si los actuales se vuelven insostenibles?
Pensar en la capacidad de recuperación de sus sistemas y su negocio en general nunca es una pérdida de tiempo.
# 7 – ¿Podrá su contador acceder a él?
Si tiene personal de contabilidad interno pero un contador externo, es probable que desee que su contador tenga acceso a su sistema.
Algunos sistemas tienen una forma de «modo contable» que les da a los proveedores externos la capacidad de iniciar sesión y llevar a cabo funciones contables más avanzadas, como las necesarias para producir cuentas estatutarias anuales o realizar declaraciones gubernamentales.
Póngase en contacto con su contador y pregúntele si ha utilizado el sistema y cómo se siente al respecto. Algunos contadores tienen vínculos con proveedores de software en particular e incluso pueden obtener un descuento.
Su contador también es una buena fuente de clientes que pueden actuar como un sitio de referencia. Ser capaz de permitir que su contador acceda directamente a su software le ahorrará tiempo y esfuerzo y, aunque puede que no reduzca su factura de impuestos, sin duda le ayudará a reducir un poco sus tarifas de contabilidad.
Comments are closed.