El presupuesto establece sus expectativas financieras para la empresa. Si bien no es posible saber exactamente lo que depara el futuro, la elaboración de presupuestos reduce el nivel de incertidumbre y lo ayuda a anticipar problemas.
Utilizar activamente sus presupuestos y compararlos con el resultado real también le permite aprender del pasado y mejorar su capacidad para controlar el negocio.
1. Elaboración de presupuestos en el mundo real
Comprender los problemas comunes de presupuestario ayuda a garantizar que sus procedimientos presupuestarios funcionen.
Involucrar a las personas adecuadas en el presupuesto
- Comparta información relevante entre los empleados responsables de diferentes funciones (por ejemplo, marketing o compras).
- Solo dé la responsabilidad presupuestaria a aquellos con autoridad para controlar el resultado.
- Cree presupuestos realistas y actualizados utilizando las cifras del año pasado como guía
- Permita al menos dos o tres meses para prepararse para su presupuesto anual y preparar pronósticos de 12 meses de manera continua.
- Actualice su presupuesto mensualmente y vincúlelo a su pronóstico de flujo de efectivo utilizando cifras reales del mes anterior.
- Actualice todos los demás presupuestos en consecuencia, utilizando el presupuesto original como punto de referencia.
- Para obtener los datos reales que necesita, proporcione plantillas de hojas de cálculo que contengan títulos presupuestarios relevantes a las personas que reportan información presupuestaria.
Utilice sus presupuestos de forma eficaz
- El uso de presupuestos actualizados le permite administrar su flujo de efectivo e identificar lo que debe lograrse en el próximo período presupuestario.
- Preparar presupuestos consolidados para que la junta los revise mensualmente.
- Establezca sistemas para la comunicación temprana de posibles variaciones en los ingresos y gastos reales.
- La gestión presupuestaria mejorada le permite reaccionar rápidamente ante posibles problemas
Produzca informes presupuestarios lo antes posible después de que finalice el período.
- Tomar medidas inmediatas derivadas de la revisión de los informes presupuestarios por parte de la junta.
- Utilice indicadores clave de rendimiento basados en informes de previsión presupuestaria para obtener actualizaciones de progreso más frecuentes (cifras en tiempo real, por horas o diarias).
2. Previsión de ventas
Los pronósticos de ventas generalmente se basan en una combinación de su historial de ventas y qué tan efectivos espera que sean sus métodos de ventas futuros.Utilice su historial de ventas como base para sus pronósticos
Tenga en cuenta cómo las ventas pueden variar en respuesta a:
Cómo comercializa su producto;
- El efecto de cualquier cambio de precio en los volúmenes de ventas;
- En el clima económico y su efecto en sus clientes;
- Cambios en su mercado, incluido lo que están haciendo los competidores;
- Cualquier otro cambio en su negocio, como el lanzamiento de nuevos productos.
Evalúe qué recursos de ventas tiene y cómo los utilizará
Por ejemplo:
¿Qué métodos de venta directa utilizará? En cada caso, defina cuántos clientes potenciales contactará y qué tasa de éxito espera.
¿Qué publicidad y otras promociones realizarás?
¿Cuántas consultas espera como resultado y qué porcentaje se convertirá en ventas?
¿Cuánto de su esfuerzo de ventas se dirigirá a los clientes existentes?
¿Qué negocio repetido puede esperar? ¿Ya tiene algún pedido confirmado?
3. Previsión de costos
Analice sus costos y cómo se relacionan con las ventas
- Los costos fijos son en gran medida independientes del nivel de ventas.
- Los costos variables dependen del volumen de negocios o del número de ventas. Por ejemplo, los costos de distribución pueden ser un porcentaje de la facturación, un costo por venta o una combinación de ambos.
- Los costos semivariables contienen componentes fijos y variables. Por ejemplo, sus costos de energía pueden incluir tanto un componente fijo (para iluminación y calefacción) como un componente variable (para producción).
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